Privacy

Wij vinden de bescherming van uw privacy uiterst belangrijk en willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt.

Hieronder vind je de informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Wie of wat?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Definities 'verwerking' en 'verwerkingsverantwoordelijke'

Onder 'verwerking van gegevens' verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijk persoon kunnen identificeren. Het begrip 'verwerking' is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Begrafenissen Pues BVBA, met maatschappelijke zetel te Eikestraat 2, 3020 Winksele-Delle, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0422.198.537 en Uitvaartverzorging Pues NV, met maatschappelijke zetel te Geldenaaksebaan 342, 3001 Heverlee en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0474.230.624 zijn verwerkingsverantwoordelijken van je persoonsgegevens. 

Dit betekent dat Begrafenissen Pues en Uitvaartverzorging Pues het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststellen. Dit neemt niet weg dat je zelf een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens bij rouwberichten. U bent verantwoordelijk om de personen, wiens gegevens u wil paatsen op de rouwberichten,in te lichten over ons privacybeleid, hoe we de gegevens zullen verwerken. U bent ook verplicht om hun hiervoor de toestemming te vragen, voor u ons deze persoonsgegevens bezorgt. 

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens die je met ons deelt

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch, schriftelijk (online bestelling, mail of bestelbon), elektronisch (uitlezen e-ID) of mondeling.

De persoonsgegevens die we verkrijgen van derden

Wij verkrijgen soms gegevens via familieleden, instellingen en overheidsinstanties. Dit gaat dan louter om identificatiegegevens welke gebruikt worden om u te contacteren ivm de uitvaart. 

Categorieën persoonsgegevens

• Identificatiegegevens: gegevens die je kunnen identificeren: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Persoonlijke kenmerken: deze geven bv je geslacht aan (zo kunnen we de aanspreektitel bepalen).
• Rijksregisternummer / identificatienummer van de sociale zekerheid: dit ontvangen we als we de e-ID kaart uitlezen.

Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij we telkens de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

• In kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van het contract;
• Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds jouw toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

Onze verwerkingsactiviteiten

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:

Uitvaartregeling

Als je een uitvaart komt bespreken, dan gebruiken we deze gegevens voor het indienen van de nodige aangiftes bij openbare instanties, reservaties bij derden, plaatsing van een grafsteen en facturatie, de publicatie van een overlijdensbericht. Dit geldt ook voor de gegevens van familieleden die u aan ons heeft doorgegeven, waarvoor u verantwoordelijk bent.

Verkoop bloemen 

Bestellingen en facturatie van bloemstukken voor overledenen.

Om eenieders veiligheid te garanderen

In en rond onze gebouwen zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen (wij signaleren de aanwezigheid van camera’s met pictogrammen).

Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. Dit voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen en eventueel op vraag van bepaalde overheidsinstanties die deze gegevens nodig hebben naar aanleiding van het overlijden van de persoon waarvan u verwant bent.

Rechtsgrond(en) van de verwerking 

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1. (b): noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belang om te ondernemen, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Beveiliging persoonsgegevens

Onze medewerkers worden gesensibiliseerd om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.

Wij hebben een contract met gespecialiseerde bedrijven die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Overdracht gegevens aan derde partijen

Wij geven geen gegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming, tenzij:

• Aan onze rechtsopvolgers: In geval van wanbetaling kunnen we jouw gegevens doorgeven om onze gerechtvaardigde belangen te beschermen aan onze rechtsopvolgers. 
• Dit nodig is voor onze dienstverlening: We dienen deze persoonsgegevens door te geven aan derden voor: aangiftes bij gemeentes, reservaties in functie van de uitvaart (vb. koffietafel), aankondiging/publicatie van een overlijden, afwerking van een grafsteen: informatie voor de steenkapper.
• Een gerechtvaardigd belang is voor Begrafenissen Pues/ Uitvaartverzorging Pues: Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan incassobureaus en juridische dienstverleners.
• Je ons daar toelating voor geeft: Als wij in andere situaties persoonsgegevens aan derden zouden geven, dan gebeurt dit met expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming.

Gebruik voor andere commerciële doeleinden

De persoonsgegevens worden in geen geval gebruikt voor andere commerciële doeleinden.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens 7 jaar bij te houden) of uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens (contract, factuur en correspondentie daaromtrent) als bewijs bij geschillen, tot maximaal 2 jaar na afhandeling van dit geschil. Bij het doel van de uitvaarten worden de gegevens onbeperkt bewaard, dit met als reden dat in sommige gevallen, bij een later overlijden van een familielid, gevraagd wordt om dezelfde uitvaart te hebben en we deze gegevens daarvoor dan gemakkelijk kunnen terugvinden.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Privacy-rechten en uitoefenen

Recht op inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik te vernemen of we je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

• De verwerkingsdoeleinden;
• De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• De ontvangers of categorieën van ontvangers;
• Indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• Het bestaan van je privacy rechten;
• Het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• De informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Begrafenissen Pues/Uitvaartverzorging Pues kan wel een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

Recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals bv een verhuis.

Recht op gegevenswissing

Je hebt het recht om in volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

• Je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• Je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waarop wij ons kunnen beroepen voor de verwerking;
• Je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaardere doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor verdere verwerking;
• Je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt

Houd er wel rekening mee dat wij niet alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het rechtvaardig belang van Begrafenissen Pues / Uitvaartverzorging Pues of in het kader van algemeen belang. Begrafenissen Pues / Uitvaartverzorging Pues zal de verwerking  van je persoonsgegevens staken, tenzij er dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aangetoond worden die zwaarder wegen dan die van jou of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij de rechtbank).

Hoe doe je dit praktisch

Je kan deze steeds schriftelijk (via mail naar [email protected] of per brief) uitoefenen.

Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij -conform de privacywetgeving-:

1. het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen of 
2. te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek.

Wat als begrafenissen Pues/ Uitvaartverzorging Pues geen gevolg geeft aan mijn verzoek?

Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

Wijziging privacy beleid

Dit privacy beleid kan van tijd tot tijd gewijzigd worden, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.pues.be/privacy). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze website van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

Klacht

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Begrafenissen Pues / Uitvaartverzorging Pues, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 2 274 48 00 / [email protected] / www.privacycommission.be

Privacy beleid sollicitanten

In het kader van aanwerving en selectie worden uw persoonsgegevens verwerkt door Begrafenissen Pues BVBA en Uitvaartverzorging Pues NV.

Categorieën van persoonsgegevens

Het gaat over de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• identificatiegegevens zoals naam, adres, mailadres, geboortedatum, telefoonnummer en geslacht;
• Burgerlijke staat en samenstelling van het gezin;
• opleiding, vorming en talenkennis;
• financiële bijzonderheden;
• werk gerelateerde informatie zoals werkervaring, werkregeling (part- of fulltime);
• persoonlijke kenmerken, motivatie;
• fysieke kenmerken indien van belang bij bepaalde functie;
• leefgewoonten, vrijetijdsbesteding en interesses;
• lidmaatschappen;
• beroep en betrekking;
• referenties;
• beeldopnamen en foto's.

Oorsprong van persoonsgegevens

We verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf bezorgt. Het gaat om informatie die we telefonisch, schriftelijk (communicatie via email/post, ingevulde documenten tijdens een kennismakingsgesprek) of mondeling verkregen hebben.

Tevens verzamelen we persoonsgegevens via vacaturesites met het oog op aanwervingen.

In bepaalde gevallen doen we beroep op dienstverleners zoals een selectiekantoor en verwerken we ook de persoonsgegevens die we van de dienstverleners ontvangen.

Gedurende de selectieprocedure maken wij ook gebruik van publiek beschikbare informatie oa LinkedIn, ….

Doeleinden van verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens zolang ze noodzakelijk zijn om de doeleinden waarvoor we ze nodig hebben, te verwezenlijken. Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

• In het kader van een sollicitatieprocedure;
• In kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van het contract;
• Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze redenen, dan vragen wij steeds jouw toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

Je bent vrij om te beslissen of je ons je persoonsgegevens meedeelt. Hou er wel rekening mee dat als je beslist om bepaalde gegevens niet mee te delen, dit de aanwerving kan beïnvloeden.

Indien u referenties opgeeft, impliceert dit dat u ons de toestemming geeft om deze referenties te contacteren ivm je vroegere samenwerking.

Ontvangers van uw persoonsgegevens

Je gegevens worden in eerste instantie enkel intern verwerkt door de personeelsverantwoordelijke en/of zaakvoerders. Tijdens de gevorderde sollicitatieprocedure is het mogelijk dat inschakelen van een intern afdelingshoofd vereist is voor verdere evaluatie alvorens we je een aanbod van tewerkstelling doen.

Het is mogelijk dat de gegevens worden meegedeeld aan verwerkers aan wie we een deel van onze verwerking uitbesteden of aan andere ondernemingen die met ons zijn verbonden. Deze verwerkers zijn op de hoogte dat zij slechts de persoonsgegevens gebruiken in functie van een  tewerkstelling binnen ons bedrijf. Een overzicht van deze verwerkers kan je op verzoek bekomen.

Soms zijn we ook verplicht om gegevens mee te delen aan overheidsinstanties, waarbij wij steeds nagaan of de voorwaarden daartoe zijn vervuld.

Bewaartermijn

Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang ze noodzakelijk zijn om de doeleinden waarvoor we ze nodig hebben, te verwezenlijken.

Bent u aangenomen met een vast contract van (on)bepaalde duur of mag je bij ons starten via één van onze interim partners, dan zullen wij alle gegevens bewaren tot 5 jaar na uitdiensttreding.

In het geval we je niet aanwerven, zullen we jouw gegevens bewaren gedurende een welbepaalde periode, met name om je in de toekomst te kunnen contacteren wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten aansluiten bij jouw profiel:

• Ben je voorlopig niet weerhouden maar kom je in onze wervingsreserve terecht, dan bewaren wij alle gegevens voor een periode van maximum 2 jaar.
• In het geval dat je niet weerhouden wordt, zullen wij alle gegevens bewaren voor een periode van maximum 1 jaar.

Waarborgen

Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en daarom nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen en ze met name te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.

Rechten

Je hebt het recht je gegevens in te zien, te (laten) verbeteren of wissen en, in sommige gevallen, de verwerking ervan te (laten) beperken. 

In de mate dat de verwerking zijn grondslag vindt in je toestemming, heb je ook ten allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Die intrekking heeft enkel gevolgen voor de toekomst.

Als u vragen heeft in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan u zich wenden tot Diana Deleanu, personeelsverantwoordelijke of tot de zaakvoerders, Kristof Lorent en Tom Pues.

Indien je van mening bent dat je rechten zijn geschonden, heb je ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Ons beleid op het vlak van gegevensverwerking kan je op verzoek verkrijgen en ook op onze website vinden.

Het gebruik van “cookies”

Tijdens een bezoek aan de site kunnen 'cookies' op de harde schijf van uw computer geplaatst worden. Een cookie is een tekstbestand dat door de server van een website in de browser van uw computer of op uw mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer u een website raadpleegt. Cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren, een cookie kan slechts een machine identificeren.

U kan uw internetbrowser zodanig instellen dat cookies niet worden geaccepteerd, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat de cookies nadien van uw harde schijf worden verwijderd.  Dit kan u doen via de instellingen van uw browser (via de help-functie). Hou er hierbij wel rekening mee dat bepaalde grafische elementen niet correct kunnen verschijnen, of dat u bepaalde applicaties niet zal kunnen gebruiken.

Door gebruik te maken van onze website, gaat u akkoord met ons gebruik van cookies.

Google analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.